Dicas para usar melhor o seu Gmail
Carlos Alberto Teixeira / 24.mai.10 / oglobo.com.br/digital
Vale conhecer alguns macetes do velho Gmail que podem aumentar bastante a produtividade na rotina de ler e responder mensagens. Para quem quer conhecer alguns meandros dessa poderosa ferramenta de email do Google, a melhor recomendação é passear pela central oficial de ajuda do Gmail (bit.ly/ajudagmail), que é toda em português. Para os iniciantes, nada melhor que clicar logo no "Guia de Primeiros passos". Feito isso, o passo seguinte é visitar com calma as configurações do Gmail, onde há várias opções que merecem ser experimentadas. Como os engenheiros da Google não param quietos e estão sempre inventando moda, é uma boa revisitar periodicamente a página de configurações em busca de novidades.
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Atalhos - Verdadeira mão na roda são os atalhos de teclado, que aumentam sensivelmente a velocidade do usuário nas tarefas básicas e repetitivas da rotina dos emails. Vale a pena imprimir a lista completa de atalhos (bit.ly/atalhosteclado) e mantê-la uns tempos junto do computador. Com a prática, as teclas entram no nosso automático. E, se bater um esquecimento, teclando um '?' faz surgir um resumo dos atalhos.
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Seleção múltipla - Para selecionar conjuntos de mensagens, clique na primeira do bloco e, na última, selecione com Shift-clique.
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Labs - O espaço onde os engenheiros googlers fazem seus experimentos é a área chamada Labs (acesse-a via "Configurações"). São pequenos módulos em teste, que o usuário ativa por sua própria conta e risco - se bem que é raro darem pepino sério. São tantas as opções que é melhor acionar e experimentar uma de cada vez. Alguns "labs" recomendáveis: ajustes de assinatura, autocompletar pesquisa, botão "marcar como lido", estrelas especiais, extra Emoji, importação/exportação de filtros, inserção de imagens, marcadores aninhados, estilo de texto padrão e tradução de mensagens, entre muitos outros. Um dos mais úteis é o lab "cancelar envio", que nos dá até 20 segundos para nos arrepender de ter clicado no "enviar". É ideal quando acabamos de mandar um email e bate aquele estalo de que ele poderá dar encrenca ou que talvez tenha seguido com erro. Vale lembrar que, ao acionar uma opção dos Labs, em geral, é preciso voltar às configurações e ajustar os controles da nova ferramenta.
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Denunciar spam - Na rotina de trabalho com os emails, vale a pena perder um tempinho para selecionar as mensagens de spam e clicar no botão "Denunciar Spam". Além de enviar essas chatices para um marcador próprio, essa atitude ajuda a Google a fortalecer seu banco de dados que guarda as características de mensagens de spam. Com isso, o processo de limpeza do Gmail vai se aprimorando ainda mais.
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Não-lidas - Para exibir só as mensagens que ainda não foram lidas, basta digitar na linha de busca label: unread.
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Salvando conversa inteira - Quando estiver dentro de uma conversa, clique em "Imprimir tudo". Isso vai fazer surgir uma nova tela com todas as mensagens da conversa em uma mesma tela, juntamente com a janela de impressão. Clique no "Cancelar" dessa janela e selecione as partes (ou o todo) da conversa que deseja salvar. Use o recurso de copiar/colar para transferir esse material para um novo arquivo no seu editor favorito.
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Nova janela - Um truquezinho besta de bom, mas pouco conhecido, é a possibilidade de abrir uma janela nova contendo o que você estiver fazendo no momento, ao mesmo tempo preservando o ambiente do Gmail. Por exemplo, se estiver escrevendo uma nova mensagem e se lembrar de que precisa de alguma informação de um outro email já lido, pode clicar no ícone de "nova janela" que aparece perto do canto superior direito da janela (são dois quadradinhos parcialmente sobrepostos). Sua mensagem continua sendo composta, mas por trás aparece a janela da caixa de entrada. Da mesma forma, se estiver com uma conversa aberta, clicar no mesmo ícone (nesse caso ele traz à direita o texto "Nova janela") tem efeito semelhante, mas sem voltar à caixa de entrada na janela antiga.
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Criando documento - A partir de uma mensagem é possível criar um documento que ficará arquivado no Google Docs. Parece pouca coisa, mas é pauleira pura. Isso porque, de dentro do Google Docs, clicando em "Compartilhar", pode-se criar um web link absoluto para o tal documento, com direito a republicação automática a cada salvamento com alterações. E, se achar que o link criado pelo Google é longo demais, Bit.ly nele!
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Tarefa/compromisso - Da mesma forma, pode-se, a partir de um email, criar uma nova tarefa que entra direto na lista de afazeres do ecossistema Google, ou mesmo um compromisso de agenda, que não deixa de ser uma tarefa, só que com muito mais perfumarias, tais como lembrete, local, recorrência, recursos, convidados e anexos.
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Quer mais? - Se quiser conhecer alguns macetes adicionais da Gmailogia, baixe um powerpoint (6,6 MB) com dicas mais detalhadas em bit.ly/palestragmail .
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